¿Qué implica el control horario de los trabajadores?

El control horario consiste en un sistema que permite registrar de forma diaria las horas de entrada y salida de los empleados, asegurando además un correcto almacenamiento de esta información. En España, esta medida es obligatoria desde mayo de 2019 para todas las empresas, sin importar su tamaño o sector, con contadas excepciones.

 

Cumplir con la normativa de control horario

Para garantizar el cumplimiento de la legislación vigente, las empresas deben implementar un sistema que contemple los siguientes aspectos:

• Registro diario y personalizado de cada turno de trabajo, sin omitir detalles.
• Inclusión de los datos identificativos de la empresa y del empleado.
• Indicación precisa de las fechas correspondientes a cada jornada laboral.
• Registro exacto de las horas de inicio y finalización de la jornada.
• Almacenamiento seguro de los registros durante al menos cuatro años.
• Disponibilidad del registro para trabajadores, sus representantes e Inspección de Trabajo.

Asimismo, se deben respetar las normativas sobre tiempo máximo de trabajo, descansos y condiciones laborales recogidas en el Estatuto de los Trabajadores y en los convenios colectivos aplicables.

 

¿Es obligatorio registrar las pausas?

Sí, aunque existen ciertas flexibilidades en la normativa. Según la Guía del Registro de la Jornada elaborada por el Ministerio de Trabajo y Economía Social, las pausas intrajornada pueden tener un tratamiento especial dependiendo del tipo y modalidad de trabajo. Sin embargo, se recomienda documentarlas para evitar interpretaciones erróneas.

 

El marco legal del control horario

La obligatoriedad del registro horario se introdujo mediante el Real Decreto-ley 8/2019, cuyo objetivo es proteger a los trabajadores y reducir la precariedad laboral. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores establece que las empresas deben garantizar el registro diario de la jornada, incluyendo el horario exacto de inicio y finalización. También señala que el almacenamiento debe realizarse durante cuatro años y que el método digital será el único válido a partir de la nueva normativa.

 

Excepciones al registro horario

Aunque el registro horario es obligatorio para la mayoría de los trabajadores, existen excepciones específicas, como:

• Trabajadores con acuerdos de libre disponibilidad de su tiempo.
• Relaciones laborales especiales, entre las que se incluyen:
  • Altos directivos.
  • Personal del hogar familiar.
  • Deportistas profesionales.
  • Artistas.
  • Menores en internamiento por responsabilidades penales.
  • Abogados en despachos colectivos, entre otros.

Además, ciertos sectores, como el transporte por carretera o la marina mercante, cuentan con normativas específicas en materia de registro horario.

 

Evolución del registro horario en España

Desde 2014, el Estatuto de los Trabajadores contemplaba el registro de jornadas parciales, y en 2017 se añadió la obligatoriedad de registrar las horas extra. Finalmente, en 2019 se estableció el registro horario para todas las jornadas laborales. Más recientemente, en 2023, se prohibieron los sistemas biométricos de fichaje, y para 2025, se exigirá que el registro sea completamente digital.

 

Registro horario digital: La nueva norma

La última novedad en este ámbito es la obligatoriedad del registro horario digital, lo que implica la implementación de herramientas tecnológicas como aplicaciones móviles, sistemas QR o plataformas web. El objetivo es facilitar a Inspección de Trabajo el acceso telemático a estos datos para garantizar el cumplimiento normativo.

 

Próximos plazos y desafíos

La nueva normativa sobre registro horario y desconexión digital entrará en vigor en enero de 2025, aunque podría retrasarse unos meses por cuestiones administrativas. Este cambio plantea desafíos tanto para las empresas como para los trabajadores, pero es un paso necesario para garantizar la transparencia y el cumplimiento de los derechos laborales.

 

Otras reformas laborales en 2024 y 2025 sobre la jornada laboral

La obligatoriedad del control horario digital forma parte de un conjunto de reformas centradas en la reducción de la jornada laboral.

 

Reducción de la jornada laboral

Una de las prioridades del acuerdo de gobierno es la reducción de la jornada laboral. Así, en 2025 se implementará una jornada semanal de 37,5 horas, eliminando el paso intermedio de las 38,5 horas que inicialmente se había propuesto. Los retrasos en los avances para su aprobación han influido en este ajuste.

Es importante destacar que esta reducción deberá realizarse sin disminuir los salarios, y podrá calcularse de manera anual según lo estipulado en la normativa vigente.

 

Horas extras permitidas

En el borrador del Ministerio, no se contempla un incremento en el número de horas extras permitidas, pese a las solicitudes de la patronal para compensar la reducción de la jornada laboral. Actualmente, el límite anual de horas extras seguirá siendo 80.

Cualquier tiempo efectivo que supere el límite de la nueva jornada laboral será considerado como horas extras y deberá ser tratado conforme a la legislación.

 

Aumento de sanciones

Las multas por incumplimiento de la normativa laboral también sufrirán un incremento. Las sanciones más graves ahora superarán los 7.500 euros que marcaban el límite anterior. Además, cada infracción se sancionará de manera individual por cada trabajador afectado, con los siguientes rangos económicos:

Infracciones de grado mínimo: entre 1.000 y 2.000 euros.

Infracciones de grado medio: entre 2.001 y 5.000 euros.

Infracciones de grado máximo: entre 5.001 y 10.000 euros.

Estas sanciones aplican a infracciones relacionadas con la jornada laboral, horas extras, descansos, vacaciones, registro horario y cualquier aspecto del tiempo de trabajo.

 

Métodos no válidos de control horario

La nueva normativa subraya que solo los métodos digitales de control horario cumplen con los requisitos legales. Los siguientes sistemas quedan fuera de la legalidad:

• Métodos biométricos: El uso de huellas dactilares, reconocimiento facial u otros datos biométricos está restringido debido a preocupaciones de seguridad y privacidad, salvo en casos excepcionales donde no haya alternativas viables.
• Métodos analógicos: No se permite el uso de registros en papel, tarjetas de cartón u otras herramientas manuales, ya que no cumplen con las exigencias del gobierno.
• Ausencia de control horario: No llevar un registro horario, o no hacerlo de forma digital, constituye una infracción sancionable.
• Consecuencias de incumplir con el registro horario:

Las empresas que no implementen un registro horario adecuado se enfrentan a sanciones económicas que pueden alcanzar los 10.000 euros por empleado.

 

Registro horario en teletrabajo y otros modelos laborales

El registro horario digital también es obligatorio para los empleados en teletrabajo, empleo en movilidad y aquellos que trabajan en múltiples sedes. Los sistemas digitales ofrecen soluciones adaptadas para estas modalidades:

• Teletrabajo: Sistemas móviles que permiten a los empleados registrar su jornada desde cualquier lugar.
• Movilidad: Herramientas que facilitan el fichaje en distintos puntos de inicio y fin de jornada.
• Múltiples sedes: Opciones que integran máquinas de fichaje con soluciones móviles para empleados que se desplazan entre diferentes centros de trabajo.