Departamento de Gestión Documental

Este departamento, crucial en el sector de la construcción por el volumen de documentación generada y recibida (planos, licencias, presupuestos, facturas de proveedores, certificaciones, etc.), puede beneficiarse enormemente de la automatización:

• Recepción y Clasificación Automática de Documentos:

• Correos Electrónicos: Extraer automáticamente archivos adjuntos (presupuestos de proveedores, facturas, etc.) de correos electrónicos específicos y guardarlos en carpetas designadas en la nube (Google Drive, Dropbox, SharePoint) según el proyecto, proveedor o tipo de documento.
• Formularios Web: Cuando se recibe documentación a través de un formulario en la web (ej. solicitud de obra, envío de documentación de subcontratistas), guardar los archivos y registrar la información en una hoja de cálculo (Google Sheets, Airtable) o en el CRM de la empresa.

• Organización y Nomenclatura de Archivos:

• Renombrar archivos automáticamente siguiendo un patrón predefinido (ej. NombreProyecto_TipoDocumento_Fecha_Version.pdf).
• Crear estructuras de carpetas estandarizadas para cada nuevo proyecto o cliente.

• Notificaciones y Alertas:

• Notificar a los responsables (jefe de obra, administrativo) vía Slack, email o SMS cuando se reciben nuevos documentos importantes o cuando un documento requiere revisión o aprobación.
• Alertar sobre fechas de vencimiento de documentos (licencias, seguros de subcontratistas, etc.).

• Sincronización Bidireccional:

• Mantener sincronizada la documentación entre diferentes plataformas (ej. CRM, software de gestión de proyectos y almacenamiento en la nube).

• Creación de Copias de Seguridad:

• Automatizar la creación de copias de seguridad de la documentación crítica en diferentes ubicaciones de almacenamiento.

• Integración con Software de Gestión de Proyectos:

• Vincular documentos específicos (planos, permisos) a las tareas o fases correspondientes en herramientas como Trello, Asana o Monday.com.

Departamento de Edición de Documentos

Aunque Make no es un editor de documentos en sí mismo, puede orquestar flujos de trabajo que involucren la creación, modificación y aprobación de documentos:

• Generación Automatizada de Documentos:

• Plantillas: Rellenar automáticamente plantillas de documentos (informes de obra, actas de reunión, pequeñas modificaciones de contrato) con datos provenientes de hojas de cálculo, bases de datos (Airtable) o formularios. Por ejemplo, generar un informe diario de obra recogiendo datos de un formulario rellenado por el encargado.
• Personalización: Crear variaciones de documentos estándar (cartas de presentación de presupuestos) personalizadas para cada cliente.

• Flujos de Aprobación de Documentos:

• Cuando un documento (ej. un presupuesto revisado, un plano modificado) se carga en una carpeta específica, notificar al responsable para su revisión.
• Utilizar herramientas de aprobación integradas o módulos de decisión en Make para registrar la aprobación o solicitud de cambios, moviendo el archivo a la carpeta correspondiente ("Aprobados", "Revisar") y notificando a las partes interesadas.

• Control de Versiones (Básico):

• Al subir una nueva versión de un documento, archivar automáticamente la versión anterior añadiendo un sufijo (_v1, _v2) o moviéndola a una carpeta de "Versiones Anteriores".

• Conversión de Formatos:

• Convertir automáticamente archivos (ej. de DOCX a PDF) una vez aprobados o al moverlos a ciertas carpetas.

• Recopilación de Comentarios:

• Integrar con herramientas de comentarios o usar hojas de cálculo para centralizar feedback sobre documentos en revisión y notificar al editor.

Departamento de Impresión de Contratos

La gestión de contratos, desde su creación hasta su firma y archivo, puede ser significativamente más eficiente con Make:

• Generación Automática de Contratos:

• A partir de datos de un CRM, un formulario de solicitud de contrato o una hoja de cálculo, rellenar automáticamente plantillas de contratos de obra, contratos con subcontratistas o acuerdos con clientes en Google Docs o Microsoft Word.

• Integración con Plataformas de Firma Electrónica:

• Enviar automáticamente el contrato generado a plataformas como DocuSign, Signaturit, HelloSign o Zapsign para su firma por las partes involucradas.
• Recibir notificaciones cuando el contrato es visto y firmado.
• Descargar y archivar automáticamente el contrato firmado en la carpeta correspondiente del proyecto y en el CRM.

• Notificaciones de Seguimiento:

• Enviar recordatorios automáticos a las partes si un contrato no ha sido firmado después de un tiempo determinado.
• Notificar internamente (al departamento comercial o de administración) una vez que el contrato está completamente firmado.

• Preparación para la Impresión Física (si es necesaria):

• Aunque Make no interactúa directamente con impresoras locales de forma nativa para la impresión física masiva, puede:

• Guardar la versión final del contrato firmado en una carpeta específica "Lista para Imprimir".
• Enviar una notificación por email o Slack al responsable de impresión con un enlace al documento o el propio archivo adjunto.
• Si se utilizan servicios de impresión en la nube con API, Make podría conectarse para enviar trabajos de impresión directamente.

• Registro y Archivo Post-Firma:

• Actualizar el estado del contrato en el CRM o en una hoja de seguimiento.
• Crear una entrada en un calendario con fechas clave del contrato (inicio, fin, renovaciones).