Departamento de Tesorería

• Conciliación bancaria automática:

• Conectar las cuentas bancarias de la empresa con Make para descargar extractos automáticamente.
• Cruzar los movimientos bancarios con los registros contables (facturas emitidas, recibos de pago, etc.) para identificar discrepancias.
• Generar informes de conciliación y notificar al personal responsable sobre las excepciones.

• Previsión de flujo de caja automatizada:

• Integrar Make con el software de contabilidad y el CRM para extraer datos de ingresos previstos (facturas pendientes, contratos firmados) y gastos programados (pagos a proveedores, nóminas, impuestos).
• Crear escenarios en Make que actualicen automáticamente las previsiones de tesorería en una hoja de cálculo (Google Sheets, Excel) o una herramienta de BI.
• Enviar alertas cuando se prevean déficits o superávits de caja significativos.

• Gestión de múltiples cuentas bancarias:

• Centralizar la visualización de saldos y movimientos de diferentes bancos en un único panel de control.
• Automatizar transferencias entre cuentas propias según reglas predefinidas (por ejemplo, para cubrir pagos o mantener saldos mínimos).

• Informes financieros automáticos:

• Generar informes periódicos (diarios, semanales, mensuales) sobre la posición de tesorería, evolución del flujo de caja, y otros KPIs financieros relevantes.
• Distribuir automáticamente estos informes por correo electrónico o Slack a los responsables.

• Control de gastos por proyecto:

• Sincronizar los gastos registrados en tarjetas de empresa o software de gestión de gastos con los proyectos correspondientes en el sistema de gestión de obras.
• Generar alertas cuando los gastos de un proyecto se acerquen o superen el presupuesto asignado.

Departamento de Cobros

• Generación y envío automático de facturas:

• Al marcar un hito como completado en el software de gestión de proyectos o al registrar una nueva venta en el CRM, disparar la creación automática de la factura en el software de contabilidad (Holded, Xero, QuickBooks, etc.).
• Enviar automáticamente la factura en PDF al cliente por correo electrónico, adjuntando la documentación de respaldo relevante (certificaciones de obra, partes de trabajo).

• Recordatorios de pago automáticos y personalizados:

• Configurar secuencias de recordatorios por correo electrónico o SMS para facturas próximas a vencer o vencidas.
• Personalizar los mensajes de recordatorio según la antigüedad de la deuda y el historial del cliente.
• Utilizar integraciones con ChatGPT para generar mensajes de cobro más efectivos y personalizados.

• Seguimiento del estado de las facturas:

• Actualizar automáticamente el estado de las facturas en el CRM o en una hoja de cálculo cuando se reciba un pago (detectado a través de la conciliación bancaria o plataformas de pago).
• Crear tareas de seguimiento para el equipo de cobros si una factura permanece impagada después de varios recordatorios.

• Registro automático de pagos recibidos:

• Cuando se recibe un pago a través de una pasarela de pago online o se identifica en el extracto bancario, registrar automáticamente el cobro en el software de contabilidad y marcar la factura como pagada.

• Informes de antigüedad de saldos:

• Generar y distribuir automáticamente informes sobre las facturas pendientes de cobro, clasificadas por antigüedad, para facilitar el seguimiento y la toma de decisiones.
• Crear dashboards en tiempo real para monitorear la facturación y los flujos de caja.

• Notificación al cliente de pagos recibidos:

• Enviar automáticamente un correo electrónico de agradecimiento al cliente una vez que su pago ha sido registrado.

Departamento de Pagos

• Procesamiento automatizado de facturas de proveedores y subcontratistas:

• Extraer datos de facturas recibidas (PDF o imagen) mediante herramientas de OCR integradas con Make.
• Crear automáticamente la factura de compra en el software de contabilidad.
• Clasificar y organizar las facturas digitalmente en carpetas específicas (por ejemplo, por proveedor, proyecto o fecha) en Google Drive o Dropbox.

• Flujos de aprobación de pagos:

• Cuando se recibe una factura de proveedor, iniciar un flujo de aprobación en Make que notifique a los responsables designados (jefe de obra, gerente de proyecto, departamento financiero).
• Permitir la aprobación o rechazo del pago directamente desde la notificación (email, Slack).
• Una vez aprobada, programar el pago o enviarlo a la cola de pagos.

• Generación de ficheros de remesas bancarias:

• A partir de las facturas aprobadas y con vencimiento próximo, generar automáticamente los ficheros en formato SEPA (u otros formatos bancarios) para el pago masivo a proveedores y subcontratistas.

• Notificación a proveedores sobre pagos realizados:

• Enviar automáticamente un correo electrónico al proveedor cuando se haya emitido su pago, adjuntando el comprobante si es necesario.

• Control y seguimiento de pagos por proyecto/obra:

• Asociar cada pago realizado a un proyecto o centro de coste específico.
• Generar informes de gastos por proyecto para controlar desviaciones presupuestarias.

• Gestión de pagos recurrentes:

• Automatizar la creación y programación de pagos recurrentes (alquileres, suscripciones, etc.).

Consideraciones Adicionales para Empresas de Obras y Reformas:

• Integración con software específico del sector: Make puede conectarse con software de gestión de proyectos de construcción, ERPs especializados, y herramientas de presupuestación comunes en el sector.
• Gestión de certificaciones de obra: Automatizar el envío de solicitudes de certificación a los clientes y el seguimiento de su aprobación para agilizar la facturación.
• Pagos a destajo o por avance de obra: Configurar automatizaciones que calculen y preparen pagos a subcontratistas basados en el progreso certificado de la obra.