1. Captura y Gestión de Solicitudes de Presupuesto:

1. Registro automático de nuevas solicitudes:

• Desde formularios web: Cuando un cliente potencial completa un formulario de solicitud de presupuesto en tu sitio web (creado con herramientas como Google Forms, JotForm, Typeform o el propio sistema de la web), Make puede crear automáticamente una nueva entrada en tu CRM (por ejemplo, HubSpot, Salesforce, Pipedrive), una hoja de cálculo (Google Sheets, Airtable) o una tarea en tu herramienta de gestión de proyectos (Trello, Asana, ClickUp).

• Desde correos electrónicos: Analizar correos electrónicos entrantes a una dirección específica (ej. presupuestos@tuempresa.com). Extraer información clave del solicitante (nombre, teléfono, email, tipo de obra) usando el analizador de email de Make y registrarla en el CRM u hoja de cálculo.

1. Creación automática de carpetas de proyecto:

• Al registrarse una nueva solicitud, crear automáticamente una estructura de carpetas dedicada en tu sistema de almacenamiento en la nube (Google Drive, Dropbox, OneDrive) para guardar toda la documentación relacionada con ese posible proyecto.

1. Notificación al equipo de presupuestos:

• Enviar una notificación instantánea (vía Slack, Microsoft Teams, email) al responsable o equipo de presupuestos cuando se recibe una nueva solicitud.

1. Elaboración y Personalización de Presupuestos:

1. Recopilación de datos para el presupuesto:

• Si se necesitan más detalles del cliente, enviar automáticamente un email con un enlace a un segundo formulario más detallado o con una lista de preguntas estándar. Las respuestas pueden actualizar la ficha del cliente o la tarea del proyecto.

1. Integración con bases de datos de costes:

• Conectar Make a tus bases de datos o listados de precios de materiales, mano de obra y unidades de obra (alojados en Google Sheets, Airtable, o bases de datos SQL). Esto permite que, al introducir ciertos parámetros (metros cuadrados, tipo de material, etc.), Make pueda ayudar a rellenar automáticamente partidas del presupuesto.

1. Generación de borradores de presupuesto:

• A partir de plantillas predefinidas (en Google Docs, Microsoft Word, o incluso software de presupuestos con API como Obras Online), Make puede rellenar automáticamente la información del cliente, descripción del proyecto y partidas básicas extraídas de la solicitud o CRM.

1. Cálculo automático de partidas (con lógica condicional):

• Para elementos estándar, configurar flujos que calculen costes basados en inputs. Por ejemplo, si el cliente selecciona "Reforma de baño estándar", Make podría añadir automáticamente las partidas y costes predefinidos para ese paquete.

1. Integración con software de mediciones y presupuestos:

• Si tu software de presupuestos (como STACK, Contractor Foreman, Trowel u otros específicos del sector) tiene API o permite exportar/importar datos en formatos compatibles, Make puede actuar como puente para transferir información entre este software y otras herramientas (CRM, ERP).

III. Revisión Interna y Aprobación de Presupuestos:

1. Flujos de aprobación automatizados:

• Cuando un presupuesto está listo para revisión, cambiar su estado en la herramienta de gestión. Make puede notificar automáticamente al revisor designado.

• El revisor puede aprobar o solicitar cambios (quizás mediante un email con botones de acción o actualizando un campo). Make registraría la respuesta y movería el presupuesto al siguiente estado (aprobado, necesita revisión).

1. Envío y Seguimiento de Presupuestos:

1. Generación y envío automático de PDFs:

• Una vez aprobado, convertir el documento de presupuesto (Google Doc, Word) a PDF.

• Enviar automáticamente el presupuesto en PDF por email al cliente, utilizando una plantilla de correo personalizada con la información del cliente y del proyecto.

1. Registro del envío:

• Actualizar automáticamente el estado del presupuesto en el CRM o la hoja de cálculo a "Enviado" y registrar la fecha de envío.

1. Seguimiento de apertura de emails (con herramientas compatibles):

• Si usas herramientas de email marketing o CRM con seguimiento, Make podría registrar cuándo el cliente abre el email del presupuesto.

1. Recordatorios automáticos de seguimiento:

• Si no hay respuesta del cliente tras un período determinado (ej. 7 días), enviar un email de seguimiento automático y cortés, o crear una tarea para que un comercial realice una llamada.

1. Gestión Post-Aprobación y Análisis:

1. Creación de proyectos a partir de presupuestos aprobados:

• Cuando un cliente acepta un presupuesto (marcado en el CRM o mediante una respuesta por email), Make puede crear automáticamente un nuevo proyecto en tu software de gestión de proyectos, transfiriendo los datos relevantes del presupuesto.

1. Sincronización con software de contabilidad/ERP:

• Crear una entrada preliminar o cliente en tu software de contabilidad (QuickBooks, Holded, Xero, etc.) cuando un presupuesto es aceptado, si estos tienen APIs compatibles.

1. Actualización de estado y archivo:

• Marcar los presupuestos como "Aceptado" o "Rechazado" en todas las plataformas conectadas.

• Archivar automáticamente los presupuestos rechazados o los que llevan mucho tiempo sin respuesta en una carpeta específica.

1. Generación de informes de KPIs:

• Recopilar datos de diferentes fuentes (CRM, hojas de cálculo, software de gestión) para generar informes periódicos sobre:

• Número de presupuestos enviados.

• Tasa de conversión (presupuestos aceptados vs. enviados).

• Valor medio de los presupuestos.

• Tiempo medio para elaborar un presupuesto.

• Estos informes se pueden consolidar en Google Sheets o enviar a herramientas de BI como Google Data Studio o Microsoft Power BI.

Para implementar estas automatizaciones, necesitarás:

• Una cuenta en Make.com.

• Acceso a las APIs o capacidades de integración de las otras aplicaciones que utilizas (CRM, software de contabilidad, almacenamiento en la nube, herramientas de comunicación, etc.). Make dispone de conectores para muchas aplicaciones populares y un módulo HTTP genérico para APIs personalizadas.

• Definir claramente tus procesos actuales para identificar qué tareas son repetitivas y aptas para la automatización.

Empezar con automatizaciones sencillas e ir añadiendo complejidad gradualmente suele ser la mejor estrategia. El departamento de presupuestos puede ahorrar una cantidad significativa de tiempo y reducir errores implementando estas soluciones.