Departamento de Gestión de Producción en Obras:

• Notificación y Asignación Automática de Tareas:

• Crear tareas automáticamente en herramientas de gestión de proyectos (Asana, Trello, ClickUp, etc.) cuando se aprueba un nuevo proyecto o una nueva fase.
• Asignar tareas a los responsables del equipo en función de su disponibilidad o especialización.
• Enviar notificaciones (email, Slack, SMS) a los miembros del equipo sobre nuevas tareas asignadas o cambios en las existentes.

• Seguimiento del Progreso y Actualizaciones de Estado:

• Actualizar automáticamente el estado de las tareas en el sistema de gestión de proyectos cuando se completan ciertos hitos (ej. recepción de materiales, finalización de una etapa constructiva).
• Generar informes de progreso diarios o semanales y enviarlos automáticamente a los jefes de obra y clientes.
• Sincronizar el progreso de las tareas con calendarios compartidos (Google Calendar, Outlook Calendar).

• Gestión de Incidencias y Solicitudes:

• Crear automáticamente tickets de incidencia en un sistema de soporte (Jira, Zendesk) cuando se reporta un problema desde la obra (a través de un formulario, email o mensaje).
• Notificar al personal adecuado sobre nuevas incidencias y su criticidad.
• Realizar un seguimiento automático del estado de resolución de las incidencias.

• Gestión de Documentación y Fotografías de Obra:

• Guardar automáticamente fotos y vídeos de la obra enviados por el personal de campo en carpetas específicas en la nube (Google Drive, Dropbox, OneDrive), organizadas por proyecto y fecha.
• Convertir automáticamente correos electrónicos con documentación adjunta en tareas o archivarlos en el sistema de gestión documental correspondiente.
• Generar automáticamente documentos (actas de reunión, partes de trabajo) a partir de plantillas y datos de formularios.

• Gestión de Materiales y Proveedores:

• Crear solicitudes de material automáticas cuando el stock de ciertos ítems alcanza un nivel mínimo.
• Enviar órdenes de compra a proveedores automáticamente cuando se aprueba una solicitud de material.
• Realizar un seguimiento del estado de los pedidos a proveedores y notificar sobre recepciones.

Departamento de Ajuste de Costes:

• Seguimiento Automatizado de Gastos:

• Extraer datos de facturas recibidas por email o cargadas en una carpeta y registrarlos automáticamente en hojas de cálculo (Google Sheets, Excel Online) o software de contabilidad (QuickBooks, Xero).
• Clasificar automáticamente los gastos por proyecto, partida presupuestaria o tipo de coste.
• Notificar cuando un gasto excede el presupuesto asignado para una partida específica.

• Actualización de Presupuestos en Tiempo Real:

• Sincronizar los gastos registrados con los presupuestos iniciales del proyecto para tener una visión actualizada de la desviación de costes.
• Generar alertas cuando el coste acumulado de un proyecto se acerca al límite presupuestario.

• Gestión de Facturas de Proveedores:

• Automatizar el proceso de aprobación de facturas, enviándolas al responsable correspondiente para su revisión y aprobación.
• Programar recordatorios de pago de facturas a proveedores.
• Archivar automáticamente las facturas pagadas en el sistema de gestión documental.

• Generación de Informes de Costes:

• Crear informes periódicos (semanales, mensuales) sobre la evolución de los costes por proyecto o a nivel global de la empresa.
• Visualizar datos de costes en dashboards para una toma de decisiones más ágil.

Departamento de Cumplimiento de Plazos:

• Creación y Seguimiento de Hitos del Proyecto:

• Establecer hitos clave del proyecto en el sistema de gestión y enviar recordatorios automáticos a los responsables a medida que se acercan las fechas límite.
• Notificar a los gestores de proyecto sobre retrasos en la finalización de tareas críticas.

• Alertas de Desviaciones en el Cronograma:

• Configurar alertas automáticas cuando las tareas se retrasan con respecto a la planificación inicial.
• Enviar notificaciones proactivas sobre posibles cuellos de botella que puedan afectar a los plazos generales del proyecto.

• Comunicación Automatizada con Clientes sobre Plazos:

• Enviar actualizaciones periódicas a los clientes sobre el avance del proyecto y el cumplimiento de los plazos acordados.
• Notificar a los clientes sobre cualquier ajuste necesario en el cronograma y sus motivos.

• Gestión de Prórrogas y Cambios en el Alcance:

• Automatizar el flujo de aprobación para solicitudes de prórroga o cambios en el alcance que puedan impactar los plazos.
• Actualizar automáticamente el cronograma del proyecto una vez aprobados los cambios.

• Generación de Informes de Cumplimiento:

• Elaborar informes que muestren el porcentaje de tareas completadas a tiempo y la desviación media respecto a los plazos establecidos.

Automatizaciones Transversales (Beneficiosas para todos los departamentos):

• Integración entre Herramientas: Sincronizar datos entre el CRM (para la gestión de clientes y proyectos), el software de gestión de proyectos, las herramientas de contabilidad, el almacenamiento en la nube y las plataformas de comunicación.
• Flujos de Aprobación Multinivel: Diseñar flujos de aprobación automáticos para documentos, presupuestos, solicitudes de cambio, etc., que requieran la validación de varias personas.
• Backup Automatizado de Información Crítica: Programar copias de seguridad automáticas de bases de datos, documentos y otros datos importantes.
• Generación de Documentación Legal o Contractual: Crear borradores de contratos o documentos legales a partir de plantillas y datos específicos del proyecto o cliente.