Automatizaciones para el Departamento de Compras:

1. Gestión de Solicitudes de Compra:

   • Creación automática de tareas: Cuando se recibe una nueva solicitud de compra (a través de un formulario, email o sistema interno), crear automáticamente una tarea en una herramienta de gestión de proyectos (como Asana, Trello, Jira) o en una hoja de cálculo (Google Sheets, Airtable) para su seguimiento.
   • Notificaciones de aprobación: Enviar notificaciones automáticas a los responsables para aprobar o rechazar solicitudes de compra. Una vez aprobada, mover la solicitud al siguiente estado.
   • Actualización de estado: Actualizar automáticamente el estado de la solicitud de compra en el sistema de seguimiento a medida que avanza en el proceso (ej. "Pendiente de aprobación", "Aprobada", "Pedido realizado").

2. Gestión de Órdenes de Compra (OC):

   • Generación automática de OCs: A partir de una solicitud de compra aprobada o datos en una hoja de cálculo, generar automáticamente un documento de Orden de Compra (ej. en Google Docs, PDF) con la información del proveedor, productos, cantidades y precios.
   • Envío automático de OCs a proveedores: Enviar la OC generada por email al proveedor correspondiente, adjuntando el documento y registrando el envío.
   • Seguimiento de confirmación de OCs: Enviar recordatorios automáticos a los proveedores si no han confirmado la recepción y aceptación de la OC en un plazo determinado.

3. Comparación de Precios y Selección de Proveedores:

   • Recopilación de cotizaciones: Si se solicitan cotizaciones a varios proveedores para un mismo material, centralizar las respuestas (ej. extrayendo datos de emails o formularios) en una hoja de cálculo para facilitar la comparación.
   • Alerta de mejores precios: Configurar alertas si un proveedor ofrece un precio significativamente mejor para un artículo recurrente.

4. Seguimiento de Entregas:

   • Registro de fechas de entrega estimadas: Al realizar un pedido, registrar automáticamente la fecha de entrega estimada en el sistema de seguimiento.
   • Notificaciones de proximidad de entrega: Enviar recordatorios al equipo de obra o almacén cuando una entrega esté próxima.
   • Alerta de retrasos: Si la fecha de entrega se supera y no se ha confirmado la recepción, enviar una alerta al departamento de compras para hacer seguimiento con el proveedor.

5. Gestión de Facturas de Compra:

   • Extracción de datos de facturas: Utilizar módulos de OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) para extraer datos clave de las facturas recibidas (PDF, imagen) y poblarlos en un sistema contable o una hoja de cálculo.
   • Cruce de facturas con OCs: Comparar automáticamente los datos de la factura con la orden de compra correspondiente para verificar cantidades y precios.
   • Notificación de discrepancias: Alertar al departamento de compras si existen discrepancias entre la factura y la OC.
   • Flujo de aprobación de facturas: Enviar facturas a los responsables para su aprobación antes del pago.

6. Control de Inventario de Materiales (en coordinación con almacén/obra):

   • Actualización de stock: Cuando se recibe material y se valida contra la OC, actualizar automáticamente los niveles de inventario en una hoja de cálculo o sistema de gestión de inventario.
   • Alertas de stock mínimo: Notificar al departamento de compras cuando el stock de un material crítico alcance un nivel mínimo predefinido para iniciar el proceso de reposición.

Automatizaciones para la Gestión de Proveedores:

7. Alta y Homologación de Proveedores:

   • Recopilación de documentación: Cuando un nuevo proveedor necesita ser dado de alta, enviar automáticamente un email con la lista de documentos requeridos y un enlace a una carpeta compartida (Google Drive, Dropbox) para que los suba.
   • Notificación de recepción de documentos: Notificar al responsable cuando el proveedor haya subido los documentos.
   • Seguimiento de validez de documentos: Agendar recordatorios para solicitar la renovación de documentos que caducan (certificados, seguros, etc.).

8. Comunicación con Proveedores:

   • Confirmaciones de recepción: Enviar confirmaciones automáticas a los proveedores cuando se reciben sus facturas o documentos.
   • Recordatorios de pago: Notificar a los proveedores cuando su pago haya sido programado o realizado.
   • Encuestas de satisfacción: Enviar encuestas de satisfacción a los proveedores después de completar un proyecto o un periodo determinado para evaluar su desempeño.

9. Evaluación del Desempeño de Proveedores:

   • Recopilación de datos: Consolidar datos de diferentes fuentes (cumplimiento de plazos de entrega, calidad de los materiales, incidencias) en una base de datos o dashboard para evaluar el rendimiento de los proveedores.
   • Generación de informes periódicos: Crear informes automáticos sobre el desempeño de los proveedores.

10. Gestión de Contratos con Proveedores:

    • Recordatorios de vencimiento de contratos: Configurar alertas automáticas con antelación al vencimiento de los contratos con proveedores para iniciar procesos de renovación o búsqueda de alternativas.

Ejemplos Específicos para Obras y Reformas:

• Solicitud de Materiales desde Obra:
  • Permitir que los jefes de obra soliciten materiales a través de un formulario móvil (ej. Google Forms, JotForm). Make puede tomar estos datos, crear una solicitud de compra y notificar al departamento de compras.
• Coordinación de Entregas en Obra:
  • Una vez confirmada la fecha de entrega por el proveedor, Make puede enviar una notificación al jefe de obra con los detalles y la fecha prevista, e incluso añadirlo a un calendario compartido.
• Gestión de Alquiler de Maquinaria:
  • Automatizar recordatorios para la devolución de maquinaria alquilada para evitar costes adicionales.
  • Seguimiento de fechas de inicio y fin de alquiler.

Herramientas Comúnmente Integradas con Make para estas Automatizaciones:

• Hojas de Cálculo: Google Sheets, Microsoft Excel (Online), Airtable.
• Correo Electrónico: Gmail, Outlook.
• Gestión de Proyectos/Tareas: Asana, Trello, Jira, Monday.com.
• Almacenamiento en la Nube: Google Drive, Dropbox, OneDrive.
• Herramientas de Comunicación: Slack, Microsoft Teams.
• Sistemas CRM/ERP (si tienen API): Algunas versiones de Holded, Zoho, etc.
• Herramientas de Contabilidad (si tienen API): Xero, QuickBooks Online.
• Formularios: Google Forms, Typeform, JotForm.
• Documentos: Google Docs, Microsoft Word (Online).