1. Recopilación y Centralización de Datos de Costes:

• Sincronización automática de facturas de proveedores: Conectar el software de contabilidad (como QuickBooks, Xero o soluciones locales si disponen de API o permiten exportación) o incluso bandejas de correo electrónico específicas con hojas de cálculo (Google Sheets, Excel Online) o bases de datos (Airtable) para extraer y registrar automáticamente los datos de las facturas de proveedores (materiales, subcontratas, alquiler de maquinaria, etc.).
• Importación de partes de trabajo y costes de mano de obra: Automatizar la recogida de horas trabajadas por proyecto desde herramientas de seguimiento de tiempo (como QuickBooks Time, Toggl Track, o incluso formularios online) y calcular los costes asociados, actualizando la información en la ficha de cada obra.
• Registro de gastos varios: Crear flujos que permitan a los jefes de obra o personal de campo registrar gastos imprevistos o menores a través de un formulario móvil (Google Forms, Typeform) que alimente directamente una base de datos centralizada de costes del proyecto.
• Integración con software de gestión de obras: Si su empresa utiliza software especializado en construcción y reformas (como Amplya, ConstruCloud Reformas u otros ERP del sector), Make puede actuar como puente para extraer datos de costes presupuestados y reales, consumos de material y horas invertidas por partida o proyecto, siempre que estas plataformas ofrezcan capacidades de integración (API, webhooks, exportaciones programadas).

2. Automatización de Cálculos y Análisis de Rentabilidad:

• Cálculo automático de la rentabilidad en tiempo real (o programado): Configurar escenarios en Make que, a partir de los datos de ingresos (presupuesto aceptado, certificaciones) y los costes recopilados (materiales, mano de obra, gastos indirectos asignados), calculen automáticamente márgenes brutos y netos por obra. Esto puede realizarse dentro de Make utilizando sus funciones de procesamiento de datos o actualizando fórmulas en hojas de cálculo conectadas.
• Generación de informes de desviación presupuestaria: Automatizar la comparación entre los costes presupuestados inicialmente y los costes reales incurridos. Make puede generar alertas por correo electrónico o Slack cuando las desviaciones superen un umbral predefinido, permitiendo una rápida intervención.
• Actualización de dashboards de rentabilidad: Enviar datos procesados a herramientas de visualización como Google Data Studio, Klipfolio o equivalentes para mantener actualizados los paneles de control con los principales indicadores de rentabilidad por obra, cliente o tipo de proyecto.

3. Notificaciones y Alertas Automatizadas:

• Alertas por costes inesperados o превышения de presupuesto: Configurar notificaciones automáticas para los responsables del proyecto o el departamento financiero cuando se registren costes que excedan ciertos límites o cuando la rentabilidad proyectada de una obra caiga por debajo de un nivel crítico.
• Informes periódicos de rentabilidad: Programar el envío automático de informes resumidos de rentabilidad (semanales, mensuales) a la dirección o a los jefes de departamento, adjuntando hojas de cálculo o enlaces a dashboards actualizados.
• Notificación de finalización de hitos y su impacto en la rentabilidad: Integrar con herramientas de gestión de proyectos (Trello, Asana, ClickUp) para que, al marcarse hitos clave, se actualicen los datos de progreso y se pueda recalcular la rentabilidad esperada.

4. Gestión Documental y Flujos de Aprobación:

• Organización automática de documentos financieros por obra: Al recibir facturas o albaranes por correo, Make puede clasificarlos y guardarlos en carpetas específicas del proyecto en servicios de almacenamiento en la nube (Google Drive, Dropbox, SharePoint).
• Flujos de aprobación de gastos o pagos: Crear escenarios donde las solicitudes de aprobación de ciertos gastos o pagos relacionados con una obra se envíen automáticamente a las personas designadas, y una vez aprobados, se actualice el estado en el sistema contable o de seguimiento.

Para implementar estas automatizaciones con Make, su empresa necesitará:

• Identificar las herramientas y software que utiliza actualmente para la gestión de proyectos, contabilidad, seguimiento de tiempo, etc.
• Analizar los procesos manuales actuales que consumen más tiempo y son propensos a errores en el análisis de rentabilidad.
• Aprovechar las más de 1000 aplicaciones que Make puede conectar, incluyendo hojas de cálculo, bases de datos, herramientas financieras, plataformas de comunicación y, potencialmente, el software específico de construcción a través de APIs o webhooks.
• Empezar con automatizaciones sencillas y escalarlas progresivamente.

Al adoptar estas automatizaciones, los departamentos de análisis de rentabilidad pueden liberarse de tareas repetitivas, mejorar la precisión de los datos, obtener información en tiempo real y, en última instancia, contribuir de manera más estratégica al éxito financiero de la empresa de obras y reformas.