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Funciones para los ASISTENTES
Estas son las funciones más importantes, ya que impactan directamente en la experiencia del usuario.
1. Fase Pre-Evento (Antes del evento)
El objetivo aquí es generar expectación, facilitar la compra y resolver dudas logísticas.
- Agente de Información y FAQs Inteligente:
- Responder preguntas frecuentes de forma conversacional: "¿Cuándo y dónde es el evento?", "¿Cuál es el código de vestimenta?", "¿Habrá aparcamiento disponible?", "¿Quiénes son los ponentes principales?".
- Asistente de Venta de Entradas y Registro:
- Guiar al usuario a través del proceso de compra de entradas por voz.
- Manejar diferentes tipos de entradas (General, VIP, Estudiante) y explicar sus beneficios.
- Procesar pagos a través de una integración con plataformas como Stripe.
- Enviar la confirmación y las entradas por email o SMS tras la llamada.
- Planificador de Agenda Personalizado:
- El agente puede preguntar al asistente sobre sus intereses ("¿Qué temas te interesan más: marketing, tecnología, sostenibilidad?").
- Basado en las respuestas, puede sugerir una agenda personalizada de charlas, talleres y sesiones de networking.
- Ofrecer enviar esta agenda personalizada al calendario del usuario (Google Calendar, Outlook).
- Asistente de Logística y Viaje:
- Proporcionar información sobre hoteles cercanos, opciones de transporte público y recomendaciones de restaurantes en la zona.
2. Fase In-Evento (Durante el evento)
Aquí la inmediatez y la ayuda en tiempo real son cruciales. Un asistente de voz es perfecto para esto.
- Guía de Navegación del Recinto (Conserje Virtual):
- Ayudar a los asistentes a encontrar lugares específicos: "¿Cómo llego al Salón Principal?", "¿Dónde está el stand de la empresa X?", "¿Cuál es el baño más cercano?".
- Agenda en Tiempo Real y Notificaciones:
- Informar sobre cambios de última hora: "¿Se ha retrasado la charla de las 15:00?", "¿En qué sala es ahora el taller de IA?".
- El agente podría incluso realizar llamadas salientes proactivas a los asistentes inscritos en una sesión que ha cambiado de ubicación.
- Facilitador de Networking:
- Permitir a los asistentes buscar a otros perfiles de interés (con previo consentimiento y perfiles públicos): "Me gustaría conectar con alguien experto en capital riesgo". El agente podría facilitar el contacto o sugerir puntos de encuentro.
- Herramienta de Interacción en Directo:
- Permitir a los asistentes enviar preguntas para las sesiones de Q&A simplemente hablándole al agente.
- Participar en votaciones en tiempo real durante las ponencias.
- Punto de Ayuda y Soporte:
- Resolver problemas comunes: "¿Dónde puedo cargar mi móvil?", "He perdido mi acreditación, ¿qué hago?", "¿Dónde está el punto de primeros auxilios?".
Atiende 24/7
Fátima Eventos
Funciones para PATROCINADORES Y EXPOSITORES
- Generador de Leads en el Stand:
- Un asistente virtual en un stand puede capturar los datos de contacto de visitantes interesados, incluso cuando el personal está ocupado. Puede preguntar: "¿Te gustaría que un especialista te contacte? ¿Cuál es tu nombre y número de teléfono?".
- Informador del Stand 24/7:
- Puede responder preguntas sobre los productos o servicios del patrocinador, liberando al personal para conversaciones más profundas.
Funciones Avanzadas y de Innovación
- Análisis de Sentimiento: Detectar en la voz del usuario si está frustrado, feliz o confundido, y enrutar la llamada a un agente humano si es necesario.
- Soporte Multilingüe: Ofrecer todas estas funciones en varios idiomas para eventos internacionales.
- Integraciones Profundas:
- Calendarios: Para agendar reuniones y recordatorios.
- CRM (Salesforce, HubSpot): Para registrar leads y feedback de clientes.
- Plataformas de Eventos (Eventbrite): Para sincronizar datos de asistentes.
- Pasarelas de Pago (Stripe): Para gestionar transacciones.
3. Fase Post-Evento (Después del evento)
El objetivo es mantener la relación con el asistente y recoger información valiosa.
- Recopilador de Feedback y Encuestas de Satisfacción:
- Realizar llamadas automáticas y conversacionales para recoger la opinión de los asistentes. Es mucho más efectivo que un email. Ejemplo: "Hola [Nombre], soy el asistente virtual de [Evento]. ¿Tienes 1 minuto para compartir tu experiencia?".
- Distribuidor de Contenido:
- Facilitar el acceso a las grabaciones de las charlas, presentaciones en PDF y otros materiales. "Quisiera ver la grabación de la ponencia sobre marketing digital".
- Agente de Fidelización:
- Informar sobre futuros eventos, ofrecer descuentos por compra anticipada para la próxima edición y mantener el interés de la comunidad.
Funciones para los ORGANIZADORES
El agente también puede ser una potente herramienta interna para optimizar la gestión.
- Dashboard de Analíticas en Tiempo Real:
- El agente recopila datos sobre las preguntas más frecuentes, los puntos de mayor confusión, las charlas más populares, etc. Esta información es oro para mejorar el evento actual y los futuros.
- Automatización de Comunicaciones:
- Realizar llamadas de confirmación de asistencia a gran escala.
- Enviar recordatorios a ponentes sobre sus horarios y requisitos técnicos.
- Coordinar logística con proveedores y staff.
- Cualificación de Leads (para eventos B2B):
- El agente puede realizar llamadas a una base de datos de potenciales asistentes, explicarles la propuesta de valor del evento y cualificar su interés, pasando solo los leads más "calientes" al equipo de ventas humano.
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