Factura electrónica obligatoria: reglamento, a quién afecta y cuándo entra en vigor

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La Ley de Innovación y Avance, vigente desde octubre de 2022, estableció la obligatoriedad de la factura electrónica para todas empresas, una medida que es recomendable anticipar, ya que su reglamentación está en curso y, con ella, empezará a contar el plazo para ajustarse a este cambio normativo. Te explicamos en qué consiste la factura electrónica obligatoria, quiénes están sujetos a ella y cuándo entrará en efecto.

¿Cuáles son las disposiciones del reglamento sobre la factura electrónica?

La factura electrónica obligatoria es una de las medidas adoptadas dentro del marco de la Ley de Impulso y Desarrollo, una normativa que fue promulgada en septiembre de 2022 y que, entre otras cosas, impulsa la digitalización de las operaciones entre empresas.

Asimismo, instó al legislador a elaborar reglamentariamente los requisitos técnicos y de información que deben incluirse en la factura electrónica, pero considerando los estándares globales actuales para facilitar el cumplimiento y la adaptación de las empresas que ya utilizan facturas electrónicas estructuradas.

Como resultado de esta instrucción, el pasado 15 de junio se publicó el borrador del proyecto de Real Decreto para el desarrollo de la Ley 18/2022 de fomento y desarrollo de empresas (Ley de Impulso y Desarrollo) en lo que respecta a la factura electrónica entre empresas y expertos.

Una vez aprobado este marco normativo, que ya está en proceso y que aún podría sufrir ajustes, comenzará el periodo para que empresarios y profesionales de toda España se adapten al nuevo sistema de emisión de facturas.

El propósito principal de la factura electrónica obligatoria es reducir la morosidad, una de las principales causas de problemas de liquidez y rentabilidad para muchas empresas, especialmente en el ámbito de las pymes. Por lo tanto, el formato digital proporciona una mayor trazabilidad y control de los pagos entre empresarios y expertos.

En este sentido, el futuro reglamento permitirá a la Agencia Tributaria recopilar “información estadística de las facturas electrónicas enviadas al sistema público de facturación electrónica”, así como “supervisar el cumplimiento de la normativa sobre morosidad comercial”.

Esta información se enviará, “como mínimo, al Observatorio Estatal de la Morosidad Privada”. Es importante recordar que el Observatorio Estatal de la Morosidad Privada publica anualmente una lista de empresas que han incumplido los plazos de pago.

Qué implica una factura electrónica

La factura electrónica obligatoria entre empresas y profesionales se describe en el reglamento como “aquella factura expedida y recibida en formato digital entre empresas y profesionales para documentar transacciones comerciales entre ellos”.

Para que una factura sea considerada electrónica, debe cumplir con cierto contenido mínimo y características técnicas definidas en el reglamento.

Entre otras cosas, este texto establece que las facturas electrónicas obligatorias deben generarse utilizando un software de facturación de la Agencia Tributaria o un programa certificado de factura electrónica, o incluso ambos métodos pueden combinarse.

Además, se especifica que las facturas electrónicas deben estar disponibles para el destinatario durante al menos 4 años, permitiendo su lectura, descarga y copia.

¿A partir de cuándo es obligatoria la factura electrónica?

El Real Decreto entrará en vigor a los doce meses de su publicación en el BOE y será efectivo desde ese momento para empresas y profesionales. Por lo tanto, según el borrador presentado a la Comisión Europea, las fases de implementación son:

  • 12 meses para la emisión/recepción de facturas y notificación de estados correspondientes de empresas cuya facturación anual supere los 8 millones de euros desde la publicación definitiva del Real Decreto.
  • 24 meses para la emisión/recepción de facturas de empresas cuya facturación anual sea inferior a los 8 millones de euros desde la publicación definitiva del Real Decreto.
  • 36 meses para la notificación de estados correspondientes de empresas cuya facturación anual sea inferior a los 8 millones de euros desde la publicación definitiva del Real Decreto.

Durante los primeros 12 meses desde la entrada en vigor del Real Decreto, las empresas obligadas a emitir facturas electrónicas en sus transacciones deberán acompañarlas de una copia en formato PDF que asegure su legibilidad para las empresas y profesionales para los que aún no haya entrado en vigor la obligación de recibir facturas electrónicas, salvo cuando el destinatario acepte voluntaria y expresamente recibirlas en su formato original.

¿Quiénes deben utilizar la factura electrónica?

La Ley Crea y Crece establece el uso generalizado de la facturación electrónica en transacciones entre empresas y profesionales.

Esto significa que tanto empresas como profesionales autónomos estarán requeridos a utilizar la facturación electrónica en sus transacciones con otras empresas y profesionales (B2B), comenzando primero por aquellos cuya facturación anual supere los 8 millones de euros.

Dentro de un período de dos años desde la entrada en vigor del reglamento de la Ley Crea y Crece, todo el sector privado en España deberá adoptar la factura electrónica obligatoria en sus transacciones B2B. Por el momento, esta obligación no se extiende a las relaciones con consumidores o clientes finales (B2C).

Sin embargo, hay una excepción: esta obligación no se aplicará cuando una de las partes involucradas en la transacción no tenga su sede de actividad económica en territorio español, o no cuente con un establecimiento permanente en España al cual se dirija la facturación, o, en su defecto, no tenga su domicilio o residencia habitual en España.

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